Com influeix la gestió del temps en la productivitat?
La gestió del temps és l’element que més influència té quan es tracta de mesurar la nostra productivitat. Encara que no és l’únic a tenir en compte, sens dubte es tracta del primer indicador al que recorrem per determinar l’eficients que hem estat a l’hora de realitzar les tasques proposades.
La seva gestió ens permet fixar terminis per executar les diferents tasques i obligacions que ens corresponen, alguna cosa que a llarg termini és una espècie de límit que organitza les nostres rutines i distribueix les nostres responsabilitats.
El temps és un element que sempre tenim a mà, però que si no gestionem eficientment es torna en contra nostra.
La productivitat, clau en el context actual
Les noves tecnologies han modificat substancialment els nostres hàbits. La rapidesa dels fluxos d’informació, a més de l’aparició de noves i cada vegada més sofisticades eines d’interacció digital, ha posat de manifest la necessitat d’aprofitar al màxim el temps que tenim a disposició.
Es tracta del principal repte al que s’enfronten molts professionals i empreses en l’actualitat. En últim terme, la gestió eficaç del temps es tradueix en més beneficis i, per tant, en més productivitat.
Per aquest motiu, la nostra productivitat afecta a ambdues esferes de la vida, de manera que si convertim la gestió del temps en un hàbit estarem contribuint a la nostra eficiència i a la nostra satisfacció laboral.
La gestió del temps també ha experimentat canvis al llarg de les dècades. D’un esquema merament funcional, heretat de la Revolució Industrial i en el qual predominaven les jornades llargues i exhaustives, hem avançat cap a uns altres que donen prioritat al grau d’eficiència i a l’aprofitament.
Les dues dimensions per aplicar la gestió del temps
Independent de la professió que exerceixis o l’àrea en la qual et desenvolupis, has de saber que la gestió de temps és determinant per aconseguir qualsevol objectiu.
Parlem de totes aquelles accions, decisions i hàbits que fem per aprofitar al màxim el temps que tenim. No es tracta de fer-ho tot en una sola jornada; es tracta, més aviat, de fer cada cosa al seu degut moment i sense deixar de costat els objectius que ens hem proposat
Per posar en pràctica aquest concepte, has de tenir clar que la gestió del temps actua en dues dimensions bàsiques: la individual i la social.
- a) Dimensió individual: en aquesta categoria s’engloben els elements que depenen de nosaltres mateixos i que van davant de qualsevol acció
- Fixar línies bàsiques d’actuació.
- Planificar les jornades.
- Fer un ús adequat dels recursos.
- Controlar periòdicament les accions.
- Realitzar quadres de tasques.
- Deixar per escrit els processos i la seva evolució.
- Fer pauses per descansar.
- b) Dimensió social: aquí se situen totes aquelles accions de gestió que es relacionen amb els cercles socials en els quals ens movem:
- Prioritzar relacions en funció dels objectius.
- Comunicar les línies d’actuació.
- Delegar responsabilitats en uns altres.
- Fomentar el diàleg amb els nostres col·laboradors.
Consells per organitzar-te per aconseguir una millor gestió del temps
Objectius clars. Estalviaràs temps quan hagis fixat objectius clars i estableixis prioritats en quant a les teves funcions i responsabilitats en l’empresa.
Tenir els objectius clars et permetrà treballar d’una forma orientada i eficaç, a més d’establir rutines que fomenten la teva disciplina.
A més, la consecució d’un objectiu darrera un altre objectiu augmentarà la teva confiança i motivació.
Activitats que aporten valor. En el teu lloc de treball desenvoluparàs processos i activitats que tenen a veure directament amb les teves responsabilitats i objectius i altres activitats rutinàries que no aporten res al teu lloc.
L’anàlisi del tipus de tasques que realitzes et donarà el patró d’aquelles a les quals has de dedicar més temps (les que aporten valor, compleixen objectius).
La resta de tasques són aquelles que et resten temps perquè no estan ben organitzades o delegades.
Prioritzar les tasques. Per superar les imposicions de l’urgent i centrar-se en l’important. Aprèn a classificar les tasques per poder assignar un temps concret segons la importància.
Prioritzar és centrar-se en l’important però combinar-ho amb l’urgent perquè no quedi res per fer.
Planificar el dia a dia en el treball assignant el temps just a cadascuna de les tasques.. Saber planificar pel que fa a la regla del 60%, comptant amb un 40% restant com a reserva per adaptar-se als canvis que puguin sorgir.
Combinar aquesta planificació diària amb una altra setmanal per no perdre la visió general dels objectius.
Eines i ajudes per gestionar el teu temps
Utilitzar eines tècniques que et serviran de gran ajuda com l’ús de calendaris, diagrames de planificació, programari de programació, ús d’agendes, etc.
Si necessites alliberar-te de la sensació de pèrdua de temps per no centrar-te en l’important, decideix-te a aprendre totes les tècniques i estratègies per estar segur que la gestió del temps fa el teu treball productiu i eficaç per a la teva empresa.
Un exercici per millorar la gestió del temps
Comença per un exercici senzill, comprovaràs que funciona. Es tracta d’adquirir hàbits saludables en la gestió del temps. Al principi et costarà la rutina, però quan t’acostumis ho faràs automàticament:
A l’inici de la teva jornada, fes una llista de les tasques que t’agradaria fer durant el dia.
Assigna’ls una prioritat. Aplica criteris d’urgència/importància. Posa davant tasques més curtes, et motivaran perquè veuràs que treballes més ràpid.
Elimina els teus lladres del temps. Separa’t del telèfon, tanca l’email, fes solament una cosa cada vegada, tanca les pàgines que no estàs utilitzant.
Comença a treballar. Sorprenentment, acabaràs les teves tasques molt més ràpid.
Per tant, i per concloure, observem que gestionar el temps no és diferent de gestionar un altre recurs productiu, amb algunes peculiaritats que ho fan una miqueta especial. Però no hem de perdre de vista que solament aquells que gestionen bé el seu temps són capaços d’aconseguir un nivell de desenvolupament professional i personal elevat, per la qual cosa és important començar a gestionar-ho des del primer dia.
Bibliografía:
Gestión del tiempo: en busca de la eficacia. Guillermo Ballenato Prieto. Ed Piramide 2013.
https://fbusiness.wordpress.com/2009/05/31/la-gestion-del-tiempo-para-mejorar-nuestra-productividad/
http://blog.pro-optim.com/gerente/la-gestion-del-tiempo-y-la-productividad/
https://www.game-learn.com/la-importancia-de-la-gestion-del-tiempo-satisfaccion-laboral-empleados/
http://crajbcn.cat/wp-content/files_mf/But901_110_Gesti%C3%B3deltempsalesentitats.pdf
http://retos-directivos.eae.es/como-influye-la-gestion-del-tiempo-en-la-productividad/
http://retos-directivos.eae.es/como-prepararte-para-optimizar-tu-trabajo-con-la-gestion-del-tiempo/
