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GESTIÓN DE EQUIPOS GEOGRÁFICAMENTE DISPERSOS (EGD)

Atrás queda que sea necesario estar físicamente en la misma ubicación para ser un equipo de trabajo eficaz y competente. Hoy en día, es habitual que los miembros de un mismo equipo se encuentren geográficamente dispersos. En la era de la globalización, grandes empresas y/o proyectos se coordinan a menudo desde cientos de kilómetros, en otras oficinas, localidades o incluso en otros países con diferentes horarios laborales.

En el mercado actual, en el que el éxito empresarial depende de la retención del talento y de un alto nivel de satisfacción de sus empleados, las organizaciones necesitan comunicarse de manera efectiva, independientemente de si estos conviven todos en una misma localización o están geográficamente dispersos.

Afortunadamente, en la actualidad, las nuevas tecnologías permiten acortar distancias digitalmente. Aun así, esto no es suficiente, ya que es solo un canal que debe ponerse al servicio de una estrategia de gestión pensada para una organización dispersa, global y diversa.

Los responsables de gestionar equipos dispersos geográficamente (EGD),  se enfrentan a nuevas formas de management y ello conlleva necesariamente la revisión de aspectos clave como los procedimientos de trabajo, la organización del equipo, la motivación y el adecuado uso de la comunicación.

Una plantilla distribuida en diversos centros y localidades de trabajo puede dar lugar a desafíos como falta de identificación, dificultades de comunicación o coordinación, déficit de confianza, incapacidad para unificar esfuerzos, etc. Es un reto para las empresas pero también puede convertirse en una fuente de riqueza interna con una gestión correcta e inclusiva.​​​

Esta gestión de plantillas requiere trabajar con especial atención tres momentos clave respecto a los trabajadores: el proceso de incorporación, la formación y la evaluación del desempeño. Todo ello poniendo el foco en un elemento básico, el compromiso con la empresa, cuestión esta, que mejora la motivación y la productividad. Para que un EGD logre las claves del éxito, superando los anteriores lastres, debe alcanzar objetivos comunes y ello depende de que se den una serie de variables personales y otras referidas a la de gestión de equipo.

Los miembros de un EGD deben contar con un conjunto de rasgos, conocimientos, competencias y actitudes que aportaran éxito al proyecto. Entre los siguientes se destaca la capacidad de adaptarse a las nuevas tecnologías y al cambio, dinamismo frente a las tareas y responsabilidades, mayores habilidades de trabajo en equipo de las habituales, sensibilidad a las necesidades del mercado y dedicación intensiva a medios tecnológicos, de comunicación e intranets. Por su parte la gestión de equipo debe contar con las siguientes características:

Salvaguardar las distancias; la primera cuestión a considerar para salvar las distancias físicas es implementar herramientas de comunicación y colaboración digital que permitan conectar con los diferentes equipos estén donde estén. Entre los beneficios del uso de la tecnología están el acceso fácil a la información, la actualización inmediata de los contenidos y el bajo coste que generan. Compartir un objetivo es también compartir documentos, reuniones, calendarios, agenda, contactos, etc. Todo el EGD debe disponer de las herramientas adecuadas que le permitan acceder y hacer disponible al resto información fundamental. Es crítico implantar el hábito de compartir lo necesario y no reservarse información.

La segunda cuestión a tener en cuenta y una de las labores prioritarias de los managers es que la misión, visión y valores de la empresa sean conocidos por todos sus miembros y todos ellos estén alineados en su consecución. Cualquier cambio es importante que se genere y traslade de manera transparente, rápida y eficaz para reajustar ese alineamiento. Todos los miembros del equipo deben tener los objetivos claros y saber cuales son las obligaciones personales y lo que se espera de ellos. Así mismo, hay que disponer de conciencia de dispersión y saber que las circunstancias son diferentes y actuar en consecuencia.

Potenciar la diversidad y sensibilidad cultural; las organizaciones con empleados repartidos en diversos centros de trabajo de diferentes localidades tienen una mayor diversidad en los perfiles de sus profesionales. La diversidad cultural y lingüística en un mundo globalizado es un claro beneficio para las empresas. Así mismo, hay que tener en cuenta también que, trabajar con otras culturas y valores requiere un especial interés y cuidado a la hora de utilizar la comunicación.

El valor de ser y compartir; es necesario crear un ambiente distendido y hacer visible el lado humano de cada uno de los miembros, ya sea en eventos que reúnan presencialmente a toda la plantilla o haciendo uso nuevamente de la tecnología, hay que potenciar el sentido de pertenencia entre personas que trabajan en diferentes puntos. Compartir momentos (mediante aplicaciones informáticas, interacción mediante mensajes, reuniones presenciales de seguimiento, presentación de resultados, cierre de ejercicio o programas, formaciones conjuntas…) es importante para crear comunidad.

 

Un equipo de trabajo es una de las principales claves de éxito de un proyecto, la distancia física no impide que los equipos funcionen y logren los objetivos y resultados propuestos!

 

Maria Rosa Sarradell Cases,

Técnica Sociolaboral y Consultora Empresarial.

 

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