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¿Cómo influye la gestión del tiempo en la productividad?

La gestión del tiempo es el elemento que más influencia tiene cuando se trata de medir nuestra productividad. Aunque no es el único a tener en cuenta, sin duda se trata del primer indicador al que recurrimos para determinar qué tan eficientes hemos sido a la hora de realizar las tareas propuestas.

Su gestión nos permite fijar plazos para ejecutar las distintas tareas y obligaciones que nos corresponden, algo que a largo plazo es una especie de límite que organiza nuestras rutinas y distribuye nuestras responsabilidades.

El tiempo es un elemento que siempre tenemos a mano, pero que si no gestionamos eficientemente se vuelve en contra nuestra.

 

La productividad, clave en el contexto actual

Las nuevas tecnologías han modificado sustancialmente nuestros hábitos. La rapidez de los flujos de información, además de la aparición de nuevas y cada vez más sofisticadas herramientas de interacción digital, ha puesto de manifiesto nuestra necesidad de aprovechar al máximo el tiempo que tenemos a disposición.

Se trata del principal reto al que se enfrentan muchos profesionales y empresas en la actualidad. En último término, la gestión eficaz del tiempo se traduce en mayores beneficios y, por tanto, en mayor productividad.

Por este motivo, nuestra productividad afecta a ambas esferas de la vida, de manera que si convertimos la gestión del tiempo en un hábito estaremos contribuyendo a nuestra eficiencia y a nuestra satisfacción laboral.

Sin embargo, la gestión del tiempo también ha experimentado cambios a lo largo de las décadas. De un esquema meramente funcional, heredado de la Revolución Industrial y en el que predominaban las jornadas largas y exhaustivas, hemos avanzado hacia otros que dan prioridad al grado de eficiencia y al aprovechamiento.

 

Las dos dimensiones para aplicar la gestión del tiempo

Independiente de la profesión que ejerzas o el área en el que te desenvuelvas, debes saber que la gestión de tiempo es determinante para alcanzar cualquier objetivo. Sin embargo, ¿en qué consiste dicha gestión?

Hablamos de todas aquellas acciones, decisiones y hábitos que ponemos en marcha para aprovechar al máximo el tiempo que tenemos. No se trata de hacer todo en una sola jornada; se trata, más bien, de hacer cada cosa en su debido momento y sin dejar de lado los objetivos que nos hemos propuesto.

Para poner en práctica este concepto, debes tener claro que la gestión del tiempo actúa en dos dimensiones básicas: la individual y la social.

 

  1. a) Dimensión individual: en esta categoría se engloban los elementos que dependen de nosotros mismos y que anteceden a cualquier acción:
  • Fijar líneas básicas de actuación.
  • Planificar las jornadas.
  • Hacer un uso adecuado de los recursos.
  • Controlar periódicamente las acciones.
  • Realizar cuadros de tareas.
  • Dejar por escrito los procesos y su evolución.
  • Hacer pausas para descansar.
  1. b) Dimensión social: aquí se ubican todas aquellas acciones de gestión que se relacionan con los círculos sociales en los que nos movemos:
  • Priorizar relaciones en función de los objetivos.
  • Comunicar las líneas de actuación.
  • Delegar responsabilidades en otros.
  • Fomentar el diálogo con nuestros colaboradores.

 

Consejos para organizarte para conseguir una mejor gestión del tiempo

  • Objetivos claros. Ahorrarás tiempo cuando hayas fijado objetivos claros y establecidas prioridades en cuanto a tus funciones y responsabilidades en la empresa.

Tener los objetivos claros te permitirá trabajar de una forma orientada y eficaz, además de establecer rutinas que fomentan tu disciplina.

Además, la consecución de objetivo tras objetivo aumentará tu confianza y motivación.

  • Actividades que aportan valor. En tu puesto de trabajo desarrollarás procesos y actividades que tienen que ver directamente con tus responsabilidades y objetivos y otras rutinarias que no aportan nada a tu puesto.

El análisis del tipo de tareas que realizas te dará el patrón de aquellas a las que tienes que dedicar más tiempo (las que aportan valor, cumplen objetivos).

El resto de tareas son aquellas que te restan tiempo porque no están bien organizadas o delegadas.

  • Priorizar las tareas. Para superar las imposiciones de lo urgente y centrarse en lo importante. Aprende a clasificar las tareas para poder asignar un tiempo concreto según la importancia.

Priorizar es centrarse en lo importante pero combinarlo con lo urgente para que no quede nada por hacer.

Planificar el día a día en el trabajo asignando el tiempo justo a cada una. Saber planificar con respecto a la regla del 60%, contando con un 40% restante como reserva para adaptarse a los cambios que puedan surgir.

Combinar esta planificación diaria con otra semanal para no perder la visión general de los objetivos.

 

Herramientas y ayudas para gestionar tu tiempo

Utilizar herramientas técnicas que te servirán de gran ayuda como el uso de calendarios, diagramas de planificación, software de programación, uso de agendas, etc.

Si necesitas liberarte de la sensación de pérdida de tiempo por no centrarte en lo importante, decídete a aprender todas las técnicas y estrategias para estar seguro de que la gestión del tiempo hace tu trabajo productivo y eficaz para tu empresa.

 

Un ejercicio para mejorar la gestión del tiempo

Empieza por un ejercicio sencillo, comprobarás que funciona. Se trata de adquirir hábitos saludables en la gestión del tiempo. Al principio te costará la rutina, pero en cuanto te acostumbres lo harás automáticamente:

  • Al inicio de tu jornada, haz una lista de las tareas que te gustaría hacer durante el día
  • Asígnales una prioridad. Aplica criterios de urgencia/importancia. Pon delante tareas más cortas, te motivarán porque verás que trabajas más rápido.
  • Elimina tus distractores de tiempo. Sepárate del teléfono, cierra el email, haz solo una cosa cada vez, cierra las páginas que no estás utilizando.
  • Empieza a trabajar. Sorprendentemente, terminarás tus tareas mucho más rápido.

 

Por lo tanto, y para concluir, observamos que gestionar el tiempo no es distinto de gestionar otro recurso productivo, con algunas peculiaridades que lo hacen un tanto especial. Pero no debemos perder de vista que solo aquellos que gestionan bien su tiempo son capaces de alcanzar un nivel de desarrollo profesional y personal elevado, por lo que es importante comenzar a gestionarlo desde el primer día.

 

 

 

Bibliografía:

Gestión del tiempo: en busca de la eficacia. Guillermo Ballenato Prieto. Ed Piramide 2013.

https://fbusiness.wordpress.com/2009/05/31/la-gestion-del-tiempo-para-mejorar-nuestra-productividad/

http://blog.pro-optim.com/gerente/la-gestion-del-tiempo-y-la-productividad/

https://www.game-learn.com/la-importancia-de-la-gestion-del-tiempo-satisfaccion-laboral-empleados/

http://crajbcn.cat/wp-content/files_mf/But901_110_Gesti%C3%B3deltempsalesentitats.pdf

http://retos-directivos.eae.es/como-influye-la-gestion-del-tiempo-en-la-productividad/

 

¿Cómo prepararte para optimizar tu trabajo con la gestión del tiempo?

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